Как поставщику вести претензионную работу

Претензионная работа – важный механизм, который помогает заказчикам и поставщикам решить судьбу контракта в спорных ситуациях. В претензионной переписке стороны могут уведомить друг друга о возможных или уже допущенных нарушениях исполнения контракта, потребовать неустойку и договориться о заключении дополнительного соглашения к контракту.  

В 2024 году порядок ведения претензионной работы носит электронный характер.  Для контрактов, которые заключили в электронной форме, претензии составляют и направляют через ЕИС. В остальных случаях порядок претензионной работы должен быть установлен в самом контракте.  Например, в контракте с единственным поставщиком, который заключили без использования ЕИС, может быть прописано, что обмен претензиями осуществляется через электронную почту или иным способом.

Назначьте сотрудников, ответственных за претензионную переписку. У компаний может быть большое количество контрактов, исполняемых одновременно. Чтобы избежать путаницы и не нарушать порядок претензионной работы, следует заблаговременно распределить обязанности сотрудников, которые будут отвечать за своевременную подготовку и направление претензий и/или ответов на поступившие претензии.

Для того чтобы работать с претензиями в электронной форме, сотруднику, который отвечает за претензионную работу в ЕИС, необходимо настроить права доступа. Претензии, которые поступают от заказчика, можно увидеть в подразделе «Переписка и уведомления» в карточке контракта. В списке документов нужно найти уведомление и через контекстное меню выбрать пункт «Ответить».  Форма для ответа на претензию такая же, как и для самого уведомления. В ней необходимо написать текст ответа. При необходимости можно прикрепить дополнительные файлы.